העובד הנייד – כניסה לעולם ה-Mobile
כתב: פיליפ מדניק – מנהל מחלקת מערכות מים, יחידת מערכות מידע
במהלך השנה האחרונה הרחיב צוות המסופונים ביחידת מערכות מידע את תחום פעילותו כשנכנס לתחום ה-MOBILE והוא מפתח יישומונים ארגוניים על גבי תשתית של טלפונים ניידים חכמים (בשלב ראשון, על גבי מערכת הפעלה אנדרואיד). הרחבת פעילות זו נועדה לספק מענה להתפתחויות שחלו בסביבה הארגונית והטכנולוגית ולמודעות מנהלים ועובדים לפוטנציאל ההתייעלות הכרוך בשימוש ביישומונים לעבודה יומיומית.
היישומונים הראשונים שפותחו הם בתחום הבטיחות, והם נעשו בשיתוף פעולה עם יחידת הבטיחות וביוזמתם. אנו עובדים על פיתוחים נוספים, כשההערכה שלנו שהנושא הוא רק בראשיתו.
אנו ממשיכים ומקדמים את החזון של העובד הנייד והנגשת המידע לעובדים תוך קישור למערכות המידע של החברה, כך שהעובד מוזן מהן ומזין אותן במטרה לייעל ולפשט את תהליכי העבודה ולתמוך בתהליכי קבלת ההחלטות.
סקר סיכונים תפעולי – כלי לקבלת החלטות ניהוליות
כתבה וצילמה: ברטה טנצר-מלמן, מנהלת מחלקת ניהול סיכונים תפעוליים, CRM
הטמעת תרבות ניהול סיכונים פרו-אקטיבית באמצעות מערך ניהול הסיכונים בחברה, מבוסס על ערוץ פעילות חשוב, שהוא ביצוע סקר סיכונים תפעוליים יזומים.
סקר סיכונים תפעולי הינו כלי ניהולי לצורך קבלת החלטות אופרטיביות בראייה חוצת חברה, תוך תעדוף המשאבים לטיפול במזעור הסיכונים. לרוב תתמקד פעילות זו בפעילויות קריטיות ועתירות סיכונים, על מנת לטפל בהן טרם התממשותן. מערך ניהול הסיכונים ב"מקורות" מבצע סקרים שונים מִיידי שנה, בשיתוף עם גורמי מטה ומרחבים, בהתאם לנושא הסקר והצורך.
הסקר מורכב ממספר שלבים חשובים והם: (1) שלב איתור ומיפוי הסיכונים (2) שלב הגדרת גבולות הסקר ומודל יעודי להערכת החומרה וסבירות לסיכונים שמופו (3) שלב הערכת סיכונים (4) קבלת מפת סיכונים כלל ארגונית (5)שלב הגדרת דרכי טיפול ותוכניות ההפחתה בסיכונים.
סקר תפעולי לדוגמה הוא סקר סיכונים בנושא צנרת בטון דרוך, אשר נמצא בימים אלה בשלב אישור ותיקוף. המניע לסקר הוא הנחיית סמנכ"ל להנדסה לבחינת מוקדי סיכונים לצנרת מסוג בטון דרוך בכלל החברה, כאשר גיל הקווים עבר את תקופת הקיום שלהם, הם מהווים מוקדי סיכון פוטנציאלי. כלל הקווים הינם קווים אסטרטגיים לחברה והם נמצאים בקרבה לריכוזי אוכלוסייה, צירי תנועה מרכזיים, מבנים ותשתיות שונות. הטיפול במוקדי הסיכון אפשרי על ידי בדיקת אל-הרס של הקווים בטכנולוגיה אמינה, אך יקרה.
מוקד סיכון - מקטע חיבור צרכן טירה 2- תחנת זאב (קו "108)
מוקד סיכון- מקטע "קו ירקון מערבי", גהה- מסובים (קו "70)
במסגרת ביצוע הסקר הוגדר צוות לביצוע סקר הסיכונים, שהכיל נציגים מכלל המרחבים/חבל וגורמי מטה רלוונטיים. הצוות גיבש מודל להערכת החומרה והסבירות של מוקדי הסיכון השונים. מרכיב החומרה נחלק להיבטי נזק לאספקת מים ולנזק לשלום ציבור ורכוש ביחס של 30%/70%. כל אחד הוגדר מקריטריונים פרטניים שיגדירו את החומרה בסרגל של 1 עד 5, כגון: גודל האוכלוסייה המושפעת, יכולת הגיבוי במקרה של כשל, קוטר הקו והלחץ התפעולי שבו, נפח המים שישתחרר לסביבה בעת כשל ומיפוי רחב של התשתיות השונות שעשויות להינזק בעת כשל. מרכיב הסבירות, שגם הוא מוגדר בסרגל של 1-5, הורכב מקריטריונים של סוג הקו, רמת ההגנה הקטודית, אזור גיאוגרפי ואירועים קודמים.
מפת הסיכונים מציגה 39 מוקדי סיכון בהתאם לגבולות הסקר כאשר לכל קו בוצעה הערכת סיכונים פרטנית לרבות מיפוי התשתיות להערכת רמת הסיכון לשלום ציבור ורכוש לצד ג'.
הנחיית הסמנכ"ל להנדסה הובילה את תוצרי הסקר למיקוד נוסף של מוקדי הסיכון הספציפיים בכל קו, כך שהמשאבים הנדרשים לטיפול במוקדי הסיכון ברמות הגבוהות (15המוקדים הראשונים) הצטמצמו בכמחצית.
מפת הסיכונים תאפשר לתעדף את אופן הטיפול במוקדי הסיכון בהתאם לרמת הנזק הפוטנציאלי של אותו הקו.
מקודוק – תשתית שילוב המסמכים בתהליכים עסקיים
מאת: ענת בראל, מנהלת פרויקט מקודוק
כל תהליך עסקי בארגון משלב מסמכים מתחילתו ועד סופו. בימינו, "מסמכים" הוא שם כללי לניירות, שרטוטים, פתקים, תמונות, סרטי וידאו ועוד ועוד, חלקם על גבי נייר ורובם דיגיטליים.
לאחר שבשנת 2013 הושלם שלב א' של פרויקט מקודוק בעלייה לאוויר של תיק עובד, שנת 2014 התאפיינה בשילוב מערכת מקודוק בצורה שקופה למשתמש, כתשתית שילוב וניהול המסמכים בתהליכים העסקיים הממומשים במסגרת פרויקט אשכול.
עם שמירת אוביקט עסקי חדש במערכת אשכול, כדוגמת פרויקט אב, נפתחת בצורה אוטומטית במערכת מקודוק תיקיית מסמכים מתאימה לאחסון כל המסמכים הקשורים לפרויקט האב. ברגע שנפתחים מתחת לפרויקט האב במערכת אשכול פרויקטים נוספים, נוצרות גם במערכת מקודוק תיקיות מקבילות עבור הפרויקטים ומקושרות לתיקיית פרויקט האב. כאשר יוצרים במערכת אשכול הזמנת רכש עבור הפרויקט, נוצרת תיקייה במקודוק עבור ההזמנה ואף היא מקושרת לפרויקט. בצורה דומה, נוצרים קשרים בין תיקי הפרויקטים, הפניות לוועדות, כינוסי ועדות עד שלב המכרז וההצעות למכרז, מחזורי קורסים, קורסים ותיקי העובדים המשובצים לקורסים, מבדקי האיכות והפרויקטים, ההסכמים והספקים ועוד ועוד.
ממסכי העבודה של המשתמש במערכת אשכול וכן משולחנות העבודה, ניתן לעבור בלחיצת כפתור לספריות המסמכים המתאימות במקודוק, לייבא קבצים לתוך האובייקטים העסקיים, לצפות במסמכים המקושרים לתהליך וכן לקשר מסמכים מאובייקט אחד למשנהו. לדוגמה, מסמכים רלוונטיים למכרז יקושרו מתיק הפרויקט לתיק המכרז ומסמכי הצעת הקבלן יקושרו לתיק הצעת המכרז ותיק הספק.
על מנת לתמוך בתהליכים העסקיים המרכזיים שמומשו במסגרת פרויקט אשכול ולאפשר את העבודה השקופה בשתי המערכות, פותחו במערכת מקודוק כ-15 סוגי תיקים חדשים. עבור כל תיק פותח מבנה נתונים המתאים למסמכים המאכלסים את התיק. לדוגמה- תמיכה במסמכי רכש עם המאפיינים הייחודיים לתהליך הרכש, תמיכה במסמכי הדרכה עם המאפיינים הייחודיים לעולם ההדרכה וכך גם בעולמות המכרזים, הוועדות, האיכות ועוד. עבור כל תיק, מומש מנגנון הרשאות המאפשר ניהול התיקים והמסמכים שבהם, דרך מערכת אשכול וכן בצורה עצמאית.
עבור מודול המכרזים - פותח מנגנון של תבניות חכמות, ה"שולפות" נתונים מתוך ה-SAP ו"שותלות" אותם במסמך מובנה, וכך מאפשרות לאנשי המכרזים יצירת מסמכים בצורה קלה ונוחה. ממשק זה מהווה תשתית לתבניות נוספות שיפותחו בעתיד.
עבור גורמי הפיתוח - בוצעו הסבה וטיוב של אלפי מסמכים אשר אוחסנו בתיקיות Outlook והועברו למקודוק על מנת לאפשר המשכיות העבודה על הפרויקט והגישה אל המסמכים הרלבנטיים. בנוסף פותח מנגנון טעינה אוטומטית, מאובטחת ובטוחה של מסמכים הנוצרים במשרדי התכנון אל רשת "מקורות". המסמכים נקלטים אל תיקי הפרויקטים במערכת מקודוק תוך כדי שליחת הודעה לאנשי הפיתוח הרלוונטיים ב"מקורות".
עבור מודול הדרכה – פותח ממשק שמירה אוטומטית של תעודות סיום קורסים בתיקי המחזורים וכן בתיקי העובדים. מנגנון זה יורחב בעתיד לשמירה של פלטים נוספים עבור כל מודול נדרש.
עבור האחזקה – מושלם בימים אלו תהליך שמירה אוטומטית של תמונות שתצולמנה באמצעות המסופונים בשטח בתיקי הודעות האחזקה ו/או הפק"ע.
והעתיד? שנת 2015 תתמקד בעבודת המזכירויות השונות ב"מקורות", העמקת ההטמעה והשימוש במערכת וכן בשיפור תהליכים עסקיים תוך שילוב פתרונות נוספים כגון חתימה דיגיטלית.