סמנכ״ל אמן - ניהול סיכונים: תחקיר אירועים להפקת לקחים
מאת: ברטה טנצר-מלמן, מנהלת מחלקת ניהול סיכונים תפעוליים
מוסמכת האיגוד הישראלי למנהלי סיכונים,CRM
מדיניות ניהול הסיכונים של חברת "מקורות" מבוססת, בין היתר, על ביצוע תחקירים לאירועים חריגים, במטרה להפיק לקחים שיישומם ישפר את ביצועי הארגון וימנעו את הישנותם של אירועים דומים.
ביצוע תחקיר הינו למעשה הזדמנות של החברה להפיק לקחים ולהגדיר תובנות אשר יסייעו לנו לשפר את התהליכים השונים בהיבטים תפעוליים, עסקיים ובכלל.
התחקיר אינו חקירה ולא נועד להפנות אצבע מאשימה, ועל כן מן ראוי שיקרא "תחכים" – בואו נהיה חכמים יותר בפעם הבאה. ייעודו הוא תנאי הכרחי לארגון ששואף ללמוד מניסיונו שלו.
הוראת "דיווח ותחקור אירוע חריג" מעגנת את האירועים להם נדרש לבצע תחקיר, לרבות צוות הבדיקה שיוגדר. בכללותו כל אירוע חריג מעל רמת נזק 3 (המשמעות מפורטת בהוראה ( יתוחקר על ידי צוות בדיקה ברמת חבר הנהלה.
אירוע אינו חייב להסתיים בנזק בפועל ותחקירים מבוצעים גם לאירועים של "כמעט וקרה" ו/או אירועים עם רמת נזק פוטנציאלית גבוהה.
במסגרת ההוראה לעיל, הוגדרה תבנית תחקיר גנרית שנועדה לשמש את כל העושים במלאכת ביצוע תחקירים בארגון. תמצית התבנית של שלבי התחקיר היא:
בתום התחקיר, יופצו הלקחים בקרב כל הגורמים הרלוונטיים בחברה ויתועדו במערכת לניהול הסיכונים בפורטל הארגוני, לצורך לימוד מניסיון העבר בהתנעת פעילות חדשה או פרויקט, בהכשרות של עובדים חדשים וכד'. במקביל ינוהל מעקב ודיווח תקופתי לאחר המשימות לביצוע.
במסגרת הוועדה העליונה לניהול סיכונים (בפורום הנהלה) יוצגו מעת לעת תחקירים חשובים, ובמידת הצורך הם ייבחנו מול מפת הסיכונים של הארגון.
סמנכ״ל אמ״ן - האיכות בקבוצת "מקורות"
מאת: פיני סודרי, מנהל מחלקת התעדות ושיפור תהליכים
בשנת 2013 החל תהליך של התעדת קבוצת "מקורות" לתו הזהב, כאשר "מקורות" קבעה את נושא הטמעת האיכות, הבטיחות וההמשכיות העסקית כאחד מיעדיה האסטרטגיים.להלן פירוט התקנים ומשמעותם:
- ISO- 9001:2008 – התקן הינו תקן בין-לאומי לאיכות, המהווה אבן יסוד בתשתית האיכות של החברה ושלב ראשון בהטמעת מדיניות האיכות לקבוצת "מקורות" כולה.
תקן זה, שיתמקד בשלב הראשון בארבעת פעילויות הליבה של "מקורות" (תפעול ואספקה, אחזקה, איכות מים ופיתוח) ובתהליכים תומכים, יבטיח שיפור מתמיד של התהליכים בארגון, יאפשר ל"מקורות" לעמוד בתקינה וסטנדרטים בין-לאומיים ויקדם תפיסה ותרבות ארגונית של מצוינות.
- OSHAS-18001:2007 – תקן בטיחות וגהות תעסוקתית. מטרת התקן היא להקנות כלי שיבטיח ניהול בטיחות מוסדר, עקבי, מבוקר ואחיד ולהבטיח שהארגון נקט בכל באמצעים הדרושים כדי לממש את מחויבותו לעובדים, לבריאותם ולבטיחותם.
- ISO-22301 – המשכיות עסקית ורציפות תפקודית.
תקן ההמשכיות העסקית והרציפות התפקודית הינו תקן בין-לאומי חדש (מ-2012), שמטרתו יצירת מערכת ניהול אשר תבטיח יכולת אסטרטגית וטקטית של הארגון להגיב נכון לאירועים, משברים והפרעות עסקיות בחירום ובמצבי משבר, וזאת במטרה להמשיך את הפעילות העסקית ברמות מוגדרות ומקובלות ולהבטיח, בנוסף, את חזרתה המהירה של החברה לשגרת פעילות מהירה ותקינה.
אגף אמ"ן נערך לקראת התעדת קבוצת "מקורות", כאשר ייושמו דגשים על פי הנחיות התקנים הנ"ל, כגון: הערכות ספקים, מבדקים פנימיים, סקרי הנהלה, אי התאמות, פעולות מתקנות ופעולות מונעות ועוד. כל יחידות המטה והמרחבים יצטרכו להתאים את עצמן לדרישות התקנים המחייבות.
מערכת האיכות מבוססת על מדריך האיכות המשולב ונוהלי האיכות ,הבטיחות וההמשכיות העסקית.
כחלק מהטמעת השיפור המתמיד בחברה החל תהליך של הקמת צוותי שיפור לבחינה ושיפור תהליכים בתחומי הליבה. עד עתה הוקמו מספר צוותים בתחומים שונים:
- קריאות חריגות בצריכת מים
- ממשק מול רשות המים – הקצבות והיזון חוזר
- התקנת ממברנות בגובה
- התייעלות אנרגטית – בקעת הירדן
המתודולוגיה הבסיסית הינה מעגל האיכות של דמינג, כאשר קיימות מתודולוגיות שונות ומגוונות למיפוי וניהול צוותי שיפור.
המתודה המתאימה לצוות השיפור הספציפי ב"מקורות" נקבעת בהתאם לתחום עיסוקו של הצוות, כאשר העקרונות הבסיסים לצוותים אלו הינם:
- צוותים שמוקמים על מנת לשפר תהליך
- צוותים הטרוגניים, מורכבים מקשת רחבה של עובדים וממרחבים שונים
- תהליך מובנה ושיטתי