ב-28 באוקטובר 2007 קיבלה ממשלת ישראל החלטה - להשתתף בשנת 2010 בתערוכת אקספו העולמית בשנגחאי שבסין. הממשלה קבעה כי משרד החוץ יוביל את הפרויקט בהשתתפות חמישה משרדי ממשלה. לניהול הפרויקט מונתה יפה בן-ארי בכירה במשרד החוץ. תערוכת אקספו מאורגנת מידי חמש שנים ע"י הארגון הבינ"ל BIE ונחשבת ל"אולימפיאדה הכלכלית והתרבותית" העולמית. בתערוכה, שתארך שישה חודשים, צפויים לבקר כ-70 מיליון מבקרים, 93% מהם סינים.
הרעיון המרכזי של תערוכת אקספו הוא "Better City - Better Life".
241 מדינות וארגונים בינלאומיים ישתתפו בתערוכה שנחשבת גדולה יותר מאי פעם, מהם מקימות כ-50 מדינות ביתנים לאומיים בבנייה עצמית נפרדת. ישראל היא אחת המדינות הללו. בנובמבר 2008 זכתה קבוצה בראשות האדריכל חיים דותן ובשיתוף עם המעצב פרוספר אמיר, במכרז הפומבי לתכנון, עיצוב והקמה של הביתן הלאומי. הביתן ישתרע על שטח של כ- 2,000 מ"ר, ויציג מכלול יכולות והישגים של ישראל תחת הכותרת "Innovation for better life". המיקום המרכזי במתחם התערוכה יאפשר לתצוגה הישראלית להתחרות היטב על תשומת לב המבקרים, מול שורה ארוכה של ביתנים לאומיים ראוותניים.
אם אתה לא שם - אתה לא קיים
כאשר החליטה ממשלת ישראל להשתתף בתערוכת אקספו בשנגחאי עמדו לנגד עיניה היעדים הבאים: מיצוב ישראל כמרכז עולמי של יזמות וטכנולוגיה, חשיפת הטכנולוגיות הישראליות ואפשרויות לשיתופי פעולה, חיזוק הקשר בין ישראל וסין וקידום התיירות לישראל.
איך תעשו זאת באמצעות הביתן הישראלי?
יפה בן ארי: "השתתפות בתערוכה עולמית חשובה מאין כמוה שכן 'אם אינך שם - אינך קיים', וכאן מדובר באולימפיאדה הכלכלית והתרבותית בתחום המיתוג הבינלאומי. בתערוכה משתתפות מדינות שבאות למתג ולמצב את עצמן, הן מבחינה כלכלית והן מבחינה מדינית. עצם ההשתתפות חשובה, מחזקת את הקשר של ישראל עם סין המארחת ומאפשרת לחשוף את ישראל במיטבה ואת היכולות הטכנולוגיות והחדשניות שלה, כלפי סין והעולם כולו - כי הרי זה מקום מפגש בינלאומי".
בן ארי אומרת שעיצובו של הביתן והפעילויות שיתקיימו בו, אמורים להעביר את המסר. "בביתן מתוכננים להיערך שורה של כנסים ומפגשים כלכליים מסחריים בסקטורים השונים וכמו כן יתקיימו מופעי תרבות ישראליים באולמות מרכזיים בשטח התערוכה. בחרנו מכלול שמשדר חמימות והתלהבות ישראליות ומייצר את הדיאלוג בכל אחת מהפעילויות בו והאירועים סביבו. ביחד עם מערכת יחסי הציבור בסין והפעלת אתר הביתן באינטרנט באנגלית, עברית וסינית, תיווצר החשיפה המרבית של ישראל בסין ובכלל, יתקבע המיצוב, שיסייעו ביצירת שיתופי הפעולה. אנחנו מייצרים בעצם פלטפורמה שיווקית ליצירתיות הישראלית במרכז הבמה העולמית", מדגישה בן ארי.
הביתן שנבחר להציג את ישראל הוא מבנה ארכיטקטוני חדשני וטכנולוגי המסמל דיאלוג, תנופה ופריצה. פסגת החידושים והפיתוחים הטכנולוגיים של ישראל יוצגו במופע מולטי מדיה חדשני תוך שימוש באמצעי התצוגה הויזואליים המתקדמים ביותר.
מהו ייחודו של הביתן שנבחר להציג את ישראל?
"קודם כל, האטרקטיביות החיצונית שלו - המעטפת היא אייקון והתגובה הראשונה שקיבלנו בסין היא שהיצירתיות מדהימה. וזו תכלית העניין. הביתן משדר מסר של חדשנות ישראלית ושילוב בין עבר ועתיד. הדבר בא לידי ביטוי בשילוב שבין מבנה אבן וזכוכית - בניה חדשה וישנה. זה משדר לסינים שגם ישראל, שמאוד אהודה בסין, היא תרבות עתיקה שמובילה חדשנות מתמדת.
"ה'חיבוק' בין שני חלקי המבנה יוצר הרמוניה ומשדר דיאלוג. האדריכל דותן והמעצב עמיר חברו לקונספט הזה, שענה לבריף שכתבנו להם. בבריף הדגשנו הן את הדמיון בין שתי התרבויות והן את ההזדמנות לשיתוף הפעולה בין סין וישראל, הזדמנות לשיתוף אינטרסים ויכולות. גם ה"חיבוק" של הגן מסמל דיאלוג - דיאלוג בין האדם והטבע. המבנה במראה הכללי נושק לרעיון הסיני של הרמוניה - ין ויאנג, ולהרמוניה בחיי החברה בעיר - חיים טובים יותר בעיר טובה יותר. הודות לצורה הייחודית של המבנה, וכדי לא לעצור את התנופה שהביתן משדר, הותר לנו לחרוג ממגבלת ה-20 מ' גובה והביתן שלנו מתנשא לגובה של 23.90 מ'."
הדיפלומטיה בשירות הכלכלה
יפה בן ארי עומדת בראש הפרויקט כנציגה הרשמית של ישראל ותפקידה מוגדר כסגנית הנציבה הכללית של ישראל. לבן ארי, דיפלומטית בכירה, נשואה ואם לבת, רקורד מקצועי עשיר. בין השאר כיהנה כשגרירת ישראל לסרביה ומונטנגרו בין השנים 2003-2007; הייתה דוברת משרד החוץ ומנהלת מחלקת עיתונות במשרד; מרכזת ומתאמת "תהליך ברצלונה" (המדיניות הים תיכונית של האיחוד האירופי העוסקת בשלשת ה"סלים": מדיני בטחוני, כלכלי, וחברתי) וראש לשכת סמנכ"ל מערב אירופה במשרד החוץ; ציר מדיני (סגנית שגריר) בשגרירות ישראל בהאג, הולנד; ועוד.
איך נבחרת לעמוד בראש הפרויקט?
"חזרתי ארצה מתפקיד שגרירת ישראל בבלגרד. הניסיון בקידום הפעילות הכלכלית של ישראל בסרביה ובמונטנגרו, הניסיון העשיר בתחום התקשורת כדוברת המשרד ובכלל - הפעילות התקשורתית בתרבויות שונות, חברו יחדיו. גם העיתוי היה מושלם. מנכ"ל משרד החוץ הנוכחי, יוסי גל, הציע לי בזמנו להתמודד על התפקיד, ונבחרתי".
לדברי בן ארי דומה הפעילות הדיפלומטית לפעילות כלכלית - בשתיהן לומדים את השוק. היא צברה ניסיון בכל אחד מהתחומים הנדרשים לפרויקט במשרד החוץ אלא שכאן מדובר בלחץ גדול יותר של זמן - תוך שנתיים היה על הפרויקט לקרום עור וגידים.
כדיפלומטית, מהם האתגרים שניצבו בפנייך בפרויקט הזה לעומת האתגרים בדיפלומטיה?
"הפרויקט הוא חלק ממסגרת העבודה הכלכלית שנעשית במשרד החוץ, בבחינת 'הדיפלומטיה בשירות הכלכלה'. ההשתתפות בתערוכות איננה רק פעולה במסגרת שיווק מסחרי של חברות ישראליות לקידום שיתופי פעולה ויצוא, אלא גם פעילות של דיפלומטיה ציבורית. תפקידו של הדיפלומט לזהות הזדמנויות, לייצר חיבורים בין היכולות הישראליות להזדמנויות הללו, לפרוץ מחסומים רגולטוריים ובירוקרטיים. כך מייצרים הזדמנויות לשיתוף פעולה, אירועים ומפגשים. בבלגרד יצרתי פורום כלכלי ובעקבות פעילותו נחשבה ישראל למשקיעה מספר 1 בסרביה. הצבת התחום הכלכלי כיעד מרכזי ממנפת את מכלול יעדיה של מדינת ישראל בצורה החיובית ביותר המשרתת במיוחד את מיצוב ישראל בזירה הבינ"ל.יש כאן בהחלט שילוב אינטרסים.
"האתגר המרכזי בפרויקט אקספו הוא הניהול בשלט רחוק. מניסיוני בעבודה הדיפלומטית, מינוף המיצוב הנכון של ישראל בזירה הבינ"ל, למרות עידן התקשורת האולטימטיבית שמקרבת מרחקים, נעשה בנוכחות פיזית בשטח הפעילות. לכן, היה קשה במיוחד לנהל פרויקט שמתממש בסין כשיושבים בירושלים. הפרויקט איננו רק לפקח על בניית הביתן, אלא ניהול מכלול תחומים: החל מהבנת השטח, הפערים התרבותיים, דרך קיום מו"מ בשלבים השונים של היישום, ועד ניהול מכרזים לספקים בתחומים השונים.
"האתגר השני קשור למורכבות הפרויקט, ולא רק ההנדסית. מדובר בהקמת מתקן זמני לתערוכה שמציגה יכולות כלכליות. מן הדין שבבניית התוכנית ובפיקוח על יישומה יעשה שילוב של יכולות של אנשים המבינים בכלכלה הישראלית כאלה שערים לצרכיה של ישראל. מדובר כאן בבניית מיתוג לאומי ולכן העשייה של הפרויקט היא תשלובת של דיפלומטיה, אתגר כלכלי וקידום שמה של ישראל ומיצובה הנכון".
כמו משפחה
קבוצת אביב ניגשה למכרז הפומבי שהוציא משרד החוץ בקיץ 2008 במקביל למכרז על עיצוב הביתן. לדברי בן ארי הציגה אביב, ביחד עם חברת דוד אקרשטיין, את השילוב הנכון של יכולות בקרה, ניסיון בפיקוח על פרויקטים, כמו גם ידע בתחומי ההנדסה. היא נבחרה מבין 10 חברות ובן ארי מציינת במיוחד את בינת שוורץ, מנכ"לית אביב תשתיות וסביבה, "שהובילה בהצגה מרשימה של היכולות המקצועיות של הקבוצה ושבתה בכישרון רב את ליבנו".
מה החלק של אביב בפרויקט אקספו ומה יש לך להגיד על שיתוף הפעולה ויחסי העבודה ביניכם?
"כסטודנטית למנהל עסקים למדתי את חשיבות ההקפדה על איכות, זמן ועלות (QTC) בניהול פרויקטים. בדיוק על אלה שומרת קבוצת אביב - דוד אקרשטיין בפועל: בקרת האיכות של הפרויקט מבחינה הנדסית, לוחות הזמנים והנושא התקציבי. לקבוצה זו הייתה תרומה מרכזית בבניית מערך ההנחיות המקצועיות לעיצוב הביתן בשלב המכרז, ולפיו אנחנו פועלים.
"בנושא התקציב - אביב דואגת לאישור דרישות התשלומים ולתמיכה בהחלטות שקיבלנו. היא תומכת בפרויקט לאורך כל הדרך באמצעות בקרה תהליכית בשלב הביצוע וזו עזרה ענקית. אנחנו מקיימים מפגשים שבועיים, הן בישיבות פנימיות והן מול הקבוצה שהוקמה לצורך בניית הביתן. מדובר במהלך משותף ומשולב והיחסים מדהימים- אנחנו כמו משפחה ואני מקבלת מהם תמיכה מסביב לשעון, בכל מקום ובזמן אמת. אנשי אביב שותפים מלאים לאחריות, למטרות וליעד הלאומי של הפרויקט. עם הידע המקצועי והמעורבות הרגשית אנחנו יוצרים חיבור מצוין".
לצורך ניהול הפרויקט הוקם מבנה ארגוני רב-זרועי ומורכב. איך מחברים בין כולם? איך ליכדתם ורתמתם את המנהלים לתהליך וכיצד יצרתם שפה ארגונית אחידה?
"במילת קסם אחת: באמצעות EQ (אינטליגנציה רגשית) - היכולת לנהל את הרגשות שלנו ושל הסביבה כולל אמפתיה ומודעות רגשית. אבל גם באמצעות הובלת חזון - מיצוב ישראל בסין וגיוס הקבוצות השונות סביב החזון (הן את הספקים שהצטרפו במיקור חוץ והן את הסגל הקבוע והמסור של עובדי משרד החוץ). כמו כן, נעשה גיוס מדוקדק של כל הספקים בהתאם לחוק המכרזים ולהנחיות החשכ"ל, והיה תכנון ותזמון מוקדם של כניסת כל גורם וגורם. סוד נוסף להצלחה הוא תכנון מוקפד מראש.
"במהלך הפרויקט נעשה שימוש ביכולות ארגוניות בסיסיות של קשב לסביבת הידע (בעיקר היועצים), לסביבת בעלי העניין (בעיקר לשותפים אך גם למארגני התערוכה בסין) ולסביבה העסקית (הביתנים המתחרים). זאת, בכדי להגיע לרמה גבוהה של יכולת הכרעה אפקטיבית של הסכמה ולמימוש מלא של בקרת תהליך. המבנה אכן מורכב מרשת שלמה של בעלי עניין ושותפי דרך. לכן אנו מקפידים על סגנון ניהול צוותי, הן מול משרדי ממשלה שותפים והצוות הפנימי במשרד החוץ והן מול ספקי השירותים השונים - במיקור החוץ. והדבר בא לידי ביטוי בהובלה המשותפת שלי כמנהלת הפרויקט עם יצחק שלו - היועץ לענייני תערוכות ומנהל הביתן.
"המבנה הארגוני שהוקם נכון לכל פרויקט. בפרויקט אקספו יש ייחודית ומורכבות בשני מובנים - אין כאן מבנה הומוגני אלא גורמים שמתחברים באופן זמני וגם אין כפיפות זהה. הספקים עובדים לפי חוזה עסקי. מנגד תומכים בפרויקט עובדי המשרד הקבועים: מאגפי המינהל, התרבות, התקשורת במטה בירושלים כמו גם צוות הקונסוליה בשנגחאי בראשות הקונסול הכללי ג'קי אלדן. האתגר הוא לייצר את ההתלהבות והנכונות של כולם לשיתוף פעולה".
WIN WIN
היוזמה לקיום פרויקט אקספו נולדה באגף הכלכלה במשרד החוץ, בראשות הסמנכ"לית אירית בן אבא, בתמיכת המנכ"ל הקודם אהרון אברמוביץ', המנכ"ל הנוכחי יוסי גל ומשרדי הממשלה השותפים: משרדי האוצר, התמ"ת, התיירות והחקלאות, וכן מכון היצוא. בניית הצוות והחיבור בין האנשים נעשו בהדרגה באמצעות עדכונים לוועדת ההיגוי בראשות מנכ"ל משרד רוה"מ, עדכונים לצוות אקספו הפנימי במשרד, עדכונים תקופתיים באמצעות מצגות להנהלה, לחשבים ולעובדים ובהדרגה לצוות החיצוני. זה יצר היכרות עם הפרויקט, הכרה בחשיבותו, ואף לרגשות גאווה והתלהבות.
מה הערך המוסף של התהליך עבורכם ומה מידת שביעות הרצון שלך ממנו?
"יש כאן תקדים למדינה ולמשרד החוץ. זו הפעם הראשונה שהמדינה קיבלה החלטה כזו, שנתיים וחצי לפני האירוע, העמידה תקציב יפה, גם אם צנוע, כשמשרד החוץ מוביל את התהליך בהצלחה יתרה, ביחד עם השותפים. הוכחנו לעצמנו שהשילוב של הובלת פרויקט ממשלתי עם ביצוע מקצועי ע"י הסקטור הפרטי במיקור חוץ, אפשרי למרות כל המגבלות. עמדנו בכללים, בלוחות הזמנים ובתקציבים וגם בצענו תזרים מזומנים כזה שלא יפיל את הספקים ולא יגרום להם לעלויות מימון. זהו ללא ספק WIN WIN situation. אני שבעת רצון למרות, או אולי דווקא בגלל ההתגברות על הקשיים".
מה הערך המוסף שקיבלת מחברת אביב?
"לצד בינת שוורץ ודוד אקרשטיין, המהנדסים דניאל רוזנברג ומיכאל ויינפלד עשו עבודת קודש, תוך התמסרות בכל שעות היממה לשאלות, לבדיקות, לסיוע ולתמיכה, בפגישות השבועיות, בהכנת הדוחות ובהצפת נקודות הסיכון. הערך המוסף המרכזי הוא הביטחון הניהולי של בקרת הפרויקט, במיוחד בתחומי האיכות ולוחות הזמנים, החל מבניית ההנחיות לשלב ב' במכרז העיצוב וההקמה, בדיקת הישימות של ההצעות, כתיבת המסמך ההנדסי, הקצאת משאבים ופריסה תקציבית, וכן בדיקת ישימות על פי תקנים וקריטריונים הנדסיים, מקצועיים וניהוליים".
סיכום ביניים?
אפשר לומר כי האור נראה בקצה המנהרה או אולי זה רגע האמת. השאלה היא כיצד יעברו התכנים והתפעול ומה תהיה מידת הצלחתם. מסירת הביתן מתוכננת להתבצע בחודש מרץ. כמעט הכול מוכן וההצגה תתחיל ב-1.5.2010. לכל ביתן באקספו יהיה יום לאומי וב- 6 במאי יוקדש יום שלם לישראל, בנוכחות הנשיא שמעון פרס והופעה של דוד ד'אור ולהקת הורה ירושלים בלווית התזמורת הפילהרמונית של שנגחאי בניצוחו של רפי קדישזון.
איך תדעו שהצלחתם?
"ראשית, לפי מספר המבקרים בביתן - אנו צופים לכ-2 מיליון מבקרים במשך 6 חודשי התערוכה. כמו כן, לפי רמת הפעילות המסחרית והנוכחות במפגשים ובכנסים. בין היתר אנו מתכננים להפיק לקחים לפי תוצאות סקרי דעת קהל שיבדקו את מיצובה של ישראל בסין ואת מידת הפופולאריות של ביתן ישראל וערכיו. ובשורה התחתונה, לפי התוצאות הכלכליות של התערוכה ובהן: הגדלת היקפי הפעילות העסקית הישראלית בסין, רמת שיתופי הפעולה שייווצרו מהחשיפה של היכולות בפלטפורמה השיווקית של אקספו 2010, הגדלת היקף הסחר בין ישראל לסין בדגש על הגדלת היצוא, אך גם בדגש על הגדלת היקפי התיירות הנכנסת מסין. (זאת נלמד רק מנתוני שנת 2011 כפי שיבואו לסיכום בראשית 2012... )