גופים וחברות אשר צורכים שירותים מחברת ייעוץ, יודעים שתהליכי שינוי או שיפור מתחילים בדרך כלל באבחונים מעמיקים של הלקוחות. תהליך אבחון שכזה יכול להמשך חודשים ארוכים וליצור לעיתים שחיקה אצל הלקוחות - מנהלי הארגון. אנשי המקצוע של קבוצת אביב הגיעו למסקנה שבמקרים מסוימים, ניתן לעשות תהליך אבחון מקוצר וממוקד שייתן תוצאות לא פחות טובות מאשר תהליך הנמשך חודשים ארוכים. כמה קצר? יום אחד בלבד! ובמילים אחרות - ONE DAY AUDIT.
כינסנו מספר מנהלים בכירים של קבוצת אביב, על מנת ללמוד על שיטת האבחון המהפכנית שהגו ראשי החברה - ה-ODA. בדיון השתתפו: ירון מונד - מנכ"ל אביב ניהול, בני רבן - מנכ"ל אביב אסטרטגיה ושיווק, חן אשכנזי - מנהל תחום שרשרת אספקה, איתן ראובני - מנהל תחום פיתוח ארגוני, נדב זיו - מנהל תחום תפעול, אמנון טלר - סמנכ"ל תפעול אביב ניהול וריבה אדלר - שותפה באביב ניהול.
לדברי מנכ"ל אביב ניהול, ירון מונד, מדובר במוצר שירותי מהפכני. מונד: "קיימים אין ספור מחקרים המראים כי מרבית התוכניות האסטרטגיות של חברות אינן מיושמות, או שהן מיושמות אך לא בהצלחה. אחת הסיבות העיקריות לכך היא הצורך של הארגון המלווה את החברה, לבצע ליווי ובקרה אלה תוך כדי יישום התוכניות האסטרטגיות. מדובר בתהליך שיכול להימשך מספר חודשים ואף חצי שנה, והוא מתיש את הלקוחות, שוחק אותם וגורם להם להתעכב בביצוע האסטרטגיה שהותוותה או לא ליישם אותה בכלל.
"מניסיון רב שנצבר מהעבודה שלנו עם לקוחות חשבנו ובדקנו, כיצד אנחנו יכולים לתת ערך מוסף ללקוחות שלנו בזמן קצר יותר, על מנת למנוע את השחיקה הזו. התחלנו לאתגר את עצמנו: תהליך שנמשך חצי שנה צומצם לשלושה חודשים, שלושה חודשים הפכו לחודש ולפני מספר שנים התפתח הרעיון של עריכת אבחון ממוקד ביום אחד. מנהלים רבים, כולל אני, חשבו בתחילת הדרך כי זה בלתי אפשרי, אך לאורך השנים גילינו שהאבחון הממוקד אפקטיבי ויעיל מאוד, לעיתים אף יותר מאשר האבחונים הארוכים.
"עשינו את התהליך הזה עשרות פעמים וכל פעם מחדש מדובר באתגר גדול מאוד עבורנו. לשמחתי יש ל-ODA תוצאות מדהימות בשטח. כל צוות שמגיע ליום כזה מורכב מאנשים שביחד יש להם 100 שנות ניסיון. חלק נכבד מחברי הצוות שלנו שימשו במשרות הבכירות ביותר (מנהלים, מנכ"לים בחברות גדולות וכו'). יש לנו ניסיון מצטבר גדול מאוד וכך אנו יכולים לייצר תמהיל איכותי בין ניסיון לבין גישה חדשנית. המפתח להצלחה הוא - להיות מאוד ממוקדים, יעילים ותכליתיים ולהפעיל את הלקוח בצורה שתוביל אותו להתנהל באופן דומה. שום נושא אינו נמרח וכך ניתן להגיע להחלטות חשובות שמביאות לתוצאות בזמן קצר מאוד".
הגודל לא קובע
ריבה אדלר (שותפה באביב ניהול) מוסיפה: "חשוב להדגיש כי היום הזה לא מחליף תהליך של חצי שנה ולא מתאים לכולם ובוודאי שלא לחברות ענק. ה-ODA מתאים לחברות קטנות ובינוניות או לחטיבות בתוך חברות גדולות. ההיכרות שלנו עם הלקוח באבחון מסוג זה היא הרבה יותר ממוקדת, אנחנו "מתלבשים" על הנקודות המרכזיות, מתרכזים בעיקר ומתעלמים מהטפל וכל הלמידה של החברה נעשית מהמקום של 'מה הלקוח צריך לעשות על מנת למצוא את עצמו במקום שהוא מכוון אליו'. הערך המיוחד של היום הזה הוא חידוד ומיקוד. אין זמן ללכת למקומות שוליים ולא מתעסקים במה שלא רלוונטי. אנחנו חושבים כל הזמן איך לחדד את המסרים, גם באיסוף המידע וגם במסרים שמעבירים ללקוח."
איתן ראובני (מנהל תחום פיתוח ארגוני), מדגיש כי לקראת ה- ODA מתקיים תהליך הכנה אינטנסיבי. "אנחנו מבקשים מהלקוח חומרים רבים, מספר שבועות קודם לכן - תזרים מזומנים, דו"ח רווח והפסד, תוכנית שיווקית, תוכנית אסטרטגית ועוד. אנחנו גם עושים סיור בשטח, מדברים עם חלק מלקוחות החברה ולעיתים נפגשים עם המנכ"ל בכדי להבין מה האתגרים שעומדים בפני החברה. ההכנה חשובה מאוד להצלחת יום האבחון עצמו".
נדב זיו (מנהל תחום תפעול), מסביר שכאשר לקוח מזמין עבודת אבחון, הוא כבול לעתים לפרדיגמות, מהן קשה לו להשתחרר. לעיתים יש לו תובנות על המקום שבו הוא נמצא היום וגם רעיונות לפתרונות. "כאשר אנחנו מלווים חברה מסוימת תקופה ארוכה, גם לנו קל יותר להתחבר לפרדיגמות שלה וזה יכול להיות בעייתי", אומר זיו ומוסיף: "היתרון של התהליך המקוצר בכך שהוא משמר את ה'טריות' של נקודות המבט שלנו ושל הלקוח. העובדה שמגיעים ביום מרוכז אחד מספר מנהלים בכירים, שלכל אחד מהם יש ניסיון בתחום אחר, הוא יתרון גדול. ביום הזה, אנחנו מכוונים זרקור לעבר כל הבעיות האמיתיות של הלקוח. באופן כזה אנחנו מצליחים לנטרל את האג'נדה הסמויה של הלקוח, מה שמקטין את הסיכון של מתן פתרון לבעיה שהיא לא הבעיה האמיתית. אנחנו לא ממליצים ללקוח לעשות את הכול בו זמנית אלא רק את מה שבאמת צריך. בתהליך כזה חשוב לתת עצה שאפשר יהיה ליישם בחברה".
ODA - איך זה עובד בפועל
בסופו של תהליך האבחון החד-יומי מוגדרות תפוקות ספציפיות אשר מוצגות להנהלת החברה. לימוד הנתונים שנאספו מתבצע במהלך מספר שבועות לפני היום עצמו וביום האבחון משתתפים רק המנהלים המקצועיים הבכירים ביותר באביב. יום האבחון מתחיל בשעה 8 בבוקר בהתכנסות, סיעור מוחות ראשוני של צוות אביב ובעריכת הכרות עם המנכ"ל.
מונד: "אנחנו נותנים למנכ"ל סקירה של הפעולות שתכננו לעשות ולאחר מכן יוצאים לסיור בשטח. עד שעות הצהריים אנחנו עורכים ראיונות עם גורמי מפתח בחברה. בראיונות אנחנו חוקרים אודות הסביבה העסקית, האילוצים וההזדמנויות. כל זאת בהתאם למסלולי המיקוד של חברי הצוות שלנו. כל מנהל אחראי על תחום התמחותו (שיווק, תפעול, שרשרת אספקה, פיתוח ארגוני וכו'). חלק מהמנהלים מראיינים את אותם האנשים ויש אנשים המתראיינים כמה פעמים אצל מספר מנהלים. אף ראיון אינו מיותר והכול מאוד ממוקד ותכליתי. לאחר הפסקה קצרה בצהריים אנחנו ממשיכים עם הראיונות, עורכים תצפיות על חלק מהעובדים והמנהלים ולאחר מכן עושים סיעור מוחות שני ובו אנו דנים ובוחנים את הנושאים השונים מנקודות מבט שונות, בהתאם למיקוד של כל חברי הצוות. לאחר מכן אנחנו מכינים מצגת מסכמת בהתאם לתפוקות שהוגדרו עבור האבחון.
"חלק זה הוא חשוב מאוד כיוון שבו נקבע הרעיון המארגן (המסר המרכזי אותו נציג ללקוח) ובו אנו מכינים את ההמלצות העיקריות שלנו. בסיום היום אנחנו מציגים את המצגת הסופית שלנו בפני חברי ההנהלה, מקבלים פידבקים ועושים סיעור מוחות נוסף עם המנהלים. יום שכזה מסתיים בדרך כלל בסביבות השעה עשר בלילה".
צוות לעניין
"לכל אחד יש את תחום האחריות שלו. זוהי תזמורת שמנגנת ביחד כבר מספר שנים. אנחנו מתכננים מראש את המסלולים - מי ייפגש עם מי ומתי. אנחנו מסתכלים על הארגון כאוסף של תהליכים ולא כאוסף של מחלקות ולכן יש מנהלים שנפגשים עם כמה אנשים. האינטגרציה בין כל אנשי המקצוע שלנו היא הדבר המרכזי בתהליך הזה". אומר ירון מונד.
בני רבן (מנכ"ל אביב אסטרטגיה ושיווק): "אני עוסק בעיקר באסטרטגיה שיווקית, ליווי תהליכי מיתוג ושינוי, ניהול מותגים ולקוחות, מחקר וניתוח אסטרטגי ותקשורת שיווקית, ולכן ביום הזה אני נפגש בעיקר עם אנשים מהתחום הזה. אבל לא רק, גם המנכ"ל ומנהל הכספים רלוונטיים לגבי. אני מנסה לבחון מהי האסטרטגיה השיווקית של החברה והאם בכלל קיימת אסטרטגיה כזו. אני בודק את כל המחלקות שקשורות לשיווק וחוקר תחומים כמו תרבות המחרה, אסטרטגיית הפצה, אסטרטגיית מכירות ועוד. אני מסתכל על כל הפעילות השיווקית כמכלול ובודק אם אפשר להגדיל את הרווחיות".
חן אשכנזי (מנהל תחום שרשרת אספקה): "אני מטפל בכל נושא שרשרת האספקה - מבנה שרשרת האספקה, המערך עצמו, פעילות הרכש והלוגיסטיקה, תכנון המלאי, ההתאמה של שיטות התכנון, עלויות הרכש ועוד. אם אני (או כל מנהל אחר) מזהה בתחום שלו אזור שהוא צוואר בקבוק או אזור בעייתי, אנחנו לוקחים זאת בחשבון, עורכים תצפיות על הגורם הבעייתי וכך מביאים זווית ראיה חדשה מעצם השהייה בשטח".
איתן ראובני: "אני בודק את האפקטיביות הארגונית של החברה מכל הבחינות: חקירת התרבות הארגונית שלה, בקרה על יעדים, בדיקה אם האנשים בארגון מדידים בעבודה שלהם, בדיקת יחסי הנהלה-עובדים, תפקוד המנהלים כהנהלה או כאוסף של פרטים, הרכב ההנהלה ועוד. חלק מהבדיקות נעשה לפני יום האבחון וחלק במהלך היום עצמו באמצעות פגישות, ראיונות ותצפיות. בתחום שלי אין תחליף ליום עצמו. נתונים אודות אחוזי עזיבה ורמת תחלופה אפשר לקבל גם קודם לכן, אך אין תחליף לשיחות עם אנשים בשטח, החל מהמנהלים הבכירים ועד לעובדים זוטרים יותר כמו המזכירה והשוער".
נדב זיו: "המטרה שלי היא לשפר את הביצועים התעשייתיים של החברה. אנחנו מנסים להבין מהי תוחלת התהליכים התפעוליים בחברה, איזה ערך יש להם, האם כל השלבים ההכרחיים אכן מתקיימים, האם יש שלבים מיותרים ועוד. הגופים התפעוליים בחברה הם שמוציאים את רוב הכספים ולכן חשוב מאוד להבין מהו הערך שהתהליכים התפעוליים נותנים והאם הם אפקטיביים".
אמנון טלר (סמנכ"ל תפעול) הוא האינטגרטור בין כל הגורמים והוא למעשה אחראי על השורה התחתונה. טלר מספר על היתרונות של התהליך: "בתחילת הדרך, מנהלים היו סקפטיים לגבי היום הזה. היום קל לנו הרבה יותר כיוון שיש עשרות לקוחות מרוצים שממליצים על השיטה. המנהלים מבינים היום שיש חשיבות רבה למיקוד (אפילו אם זה בא על חשבון דיוק). אנחנו מתמקדים רק במה שמעניין וחשוב. התוצר הסופי של האינטגרציה נראה בסוף היום, כאשר אנו יושבים עם ההנהלה".
ריבה אדלר: "התפקיד שלי הוא לחפש את הרעיון המארגן שמחבר ומשלב בין התובנות המרכזיות של כל התחומים. הרעיון המארגן הוא תובנה אחת מרכזית וחשובה אשר מהווה את המסר המרכזי של היום הזה. בלי הגדרה של רעיון מארגן כל היום לא יהיה מוצלח. רעיון מארגן יכול להיות למשל לקצר שרשרת אספקה משבוע ליום, ולהגדיל את נתח השוק בישראל, לנצל משאבי ייצור בצורה יעילה יותר או להשקיע יותר, בשיווק למשל. לא תמיד הרעיון המארגן שנציע יתאים לציפיות הלקוח. הרעיון המארגן משתנה בכל יום אבחון, בהתאם לממצאים שאספנו בשטח. המטרה היא שאחרי שני שקפים ממצגת הסיום, יבין המנכ"ל מהי התועלת שהפיק מהיום הזה. אנחנו צריכים לייצר מסר חדשני, אינטגרטיבי וממקד. מסר חייב להיות בעל ערך, מוכר אבל מחדש, מסר שעושה וואו. המנכ"ל חייב להרגיש שהוא קיבל זווית ראיה אחרת".
התוצר הסופי
התוצר הסופי שצוות המנהלים של אביב מגיש להנהלה הוא מצגת של כ-10 עד 12 שקפים. השקף הראשון הוא דוח רווח והפסד של החברה נכון להיום. השקף האחרון הוא אותו הדוח כפי שהצוות מאמין שהוא יכול להיות. מספר שקפים מסכמים את מה שאנשי אביב למדו על החברה באותו היום, שקף אחר מציג את הרעיון המארגן ומספר שקפים מציגים תוכנית עבודה ממוקדת, אשר באמצעותה ניתן להעביר את החברה ממצב של דו"ח הרווח והפסד הנוכחי לדו"ח הרצוי. מונד: "הכל מאוד יישומי וממוקד. יכולתו של הלקוח להתחיל ולהשתפר כבר למחרת היא הנגזרת החשובה של התהליך. עד כה עברו את התהליך לקוחות רבים ובהם: קוקה קולה, פלסאון, לומיניס, נילית, מנורה, טרה, קניאל ואחרים. עלות התהליך לחברה קטנה בהרבה מעלות אבחון סטנדרטי. ולגבי ההצלחה של התהליך, המספרים מדברים בעד עצמם - כ-95% מהחברות אשר השתתפו ב-ONE DAY AUDIT, יישמו את ההמלצות שלנו ושיפרו במידה ניכרת את ביצועיהן".